Traditionell laufen in jedem Unternehmen viele Arbeitsprozesse papiergestützt ab:

Von der Rechnungsprüfung über den Urlaubsantrag und Krankmeldungen, Angebote an Kunden, Lieferantenbestellungen etc. Das Medium Papier passt dabei nicht mehr in die heutige Zeit des digitalen Arbeitens: Es wandert langsam durchs Unternehmen und muss verarbeitet und archiviert werden. Papier sorgt für unordentliche Schreibtische und immer wieder kleine Fehler in den Arbeitsprozessen. Geordnete Prozesse, die zum Teil sogar automatisch ablaufen, sind auf diese Weise unmöglich.

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Wie sehr lebt Ihr Unternehmen schon das Konzept des papierlosen Büros?

Laufen bereits alle wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen papierlos ab?

Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn sämtliche Daten an jedem Arbeitsplatz sekundenschnell auffindbar wären?

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) durch Ihren IT-Dienstleister gehören diese Probleme der Vergangenheit an.

Gemeinsam mit Ihnen führen wir ein solches DMS ein und erarbeiten am Beispiel eines typischen Vorgangs, z.B. dem Rechnungslauf im Unternehmen, einen ersten digitalisierten Prozess (auch „Workflow“ genannt). Dafür analysieren wir die wichtigsten Dokumentarten im Unternehmen und legen Benutzer, Berechtigungen und Ablageformen fest. Anschließend werden Ihre Mitarbeiter in die Software eingewiesen und geschult. In der Folge können wir so nach und nach immer mehr Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren.

Leistungen

Unsere Leistungen im Überblick

  • Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) inkl. Softwarelizenzen
  • Nutzung der Software auf PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones
  • Einfache Digitalisierung von Papierbelegen per Scanner oder Smartphone
  • Ausarbeitung eines maßgeschneiderten Konzeptes für Ihren ersten digitalen Geschäftsprozess (z.B. digitaler Rechnungslauf inkl. Freigaben)
  • Einrichtung von Dokumentenarten, Ablagen, Benutzern und Berechtigungen, um Ihren Arbeitsalltag digital nachzubilden
  • Einrichtung der Software inkl. Einweisung und Schulung der Mitarbeiter
  • Speicherung der Daten auf Ihrem vorhandenen Server oder optional in einem sicheren deutschen Rechenzentrum
  • Lieferung eines leistungsfähigen Dokumentenscanners für die Digitalisierung per Knopfdruck enthalten
  • Nutzung eines IT-Experten für die Umsetzung weiterer Prozesse (monatlich sind 30 Min. Dienstleistung per Fernwartung oder telefonisch enthalten)

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