Druckerkonzept für Unternehmen richtig planen

In vielen Unternehmen ist die Drucker-Landschaft historisch gewachsen: ein Gerät wurde angeschafft, als der Bedarf entstand, ein weiteres kam dazu, als das erste überlastet war. Ein durchdachtes Druckerkonzept dreht diese Reihenfolge um – es beginnt nicht beim Gerät, sondern beim tatsächlichen Bedarf.

Warum sich ein Konzept lohnt

Ohne Gesamtüberblick entstehen typische Muster: ein überlastetes Gerät an zentraler Stelle, mehrere kaum genutzte Einzeldrucker in Nebenräumen, unterschiedliche Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten und Konditionen. Das treibt nicht nur die Kosten in die Höhe, sondern erschwert auch Wartung, Verbrauchsmaterial-Nachbestellung und IT-Sicherheit, weil jedes Gerät einzeln betrachtet werden muss statt als Teil einer Flotte.

Der Ausgangspunkt: Flottenanalyse

Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie viele Geräte sind im Einsatz, wo stehen sie, wie stark werden sie tatsächlich genutzt, und welche Verträge laufen noch? Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, ob zentrale Multifunktionsgeräte mehrere Einzeldrucker ersetzen können, ob einzelne Abteilungen tatsächlich eigene Geräte brauchen, und wo sich Kapazität schlicht überschneidet.

Kostenmodell: Seitenpreis statt Preisrätsel

Ein zentraler Baustein jedes Konzepts ist das Abrechnungsmodell. Im sogenannten Klickpreismodell zahlt ein Unternehmen einen festen Betrag pro gedruckter Seite, der Verbrauchsmaterial wie Toner und die vereinbarte Wartung bereits enthält. Das macht Kosten pro Seite von Anfang an kalkulierbar und ersetzt einzelne, schwer vorhersehbare Rechnungsposten für Toner, Ersatzteile und Technikereinsätze durch eine nachvollziehbare Abrechnung.

Sicherheit wird häufig unterschätzt

Multifunktionsgeräte sind vollwertige IT-Systeme im Netzwerk – mit Festplatte, Betriebssystem und Netzwerkanschluss – und werden bei der IT-Sicherheit trotzdem oft übersehen. Der BSI-Grundschutz-Baustein zu Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten nennt dafür konkrete Maßnahmen: Geräte sollten mit einem eigenen Administrationspasswort geschützt sein, Firmware sollte regelmäßig aktualisiert werden, und auf Geräten zwischengespeicherte Dokumente – auch vertrauliche Personal- oder Vertragsunterlagen – sollten bei Außerbetriebnahme sicher gelöscht werden. Ergänzend sorgt Secure- beziehungsweise Follow-Me-Printing dafür, dass ein Dokument erst am Gerät ausgedruckt wird, wenn die berechtigte Person sich dort authentifiziert – und nicht schon vorher offen im Ausgabefach liegt.

Scannen statt Papierstapel

Ein modernes Multifunktionsgerät ist mehr als ein Drucker: Eingescannte Dokumente lassen sich direkt in einen Netzwerkordner, per E-Mail oder in ein Dokumenten-Management-System einbinden, statt erst manuell einsortiert zu werden. Wer diesen Schritt beim Druckerkonzept mitdenkt, spart sich eine spätere Nachrüstung.

Herstellerneutral entscheiden

Ein Druckerkonzept sollte sich am tatsächlichen Bedarf orientieren, nicht an einer bestimmten Marke. Wir arbeiten unter anderem mit Kyocera als bewährtem Partner für Multifunktionssysteme, prüfen den Bedarf aber in jedem Fall individuell – abhängig von Druckaufkommen, vorhandener Infrastruktur und bereits eingesetzten Geräten.

Checkliste

• Ist die tatsächliche Nutzung aller vorhandenen Geräte bekannt?
• Gibt es überlastete Geräte neben kaum genutzten Einzeldruckern?
• Ist das Abrechnungsmodell (Klickpreis) transparent und nachvollziehbar?
• Sind Geräte mit Administrationspasswort geschützt und firmware-aktuell?
• Ist Secure- oder Follow-Me-Printing für sensible Dokumente aktiv?
• Ist die Löschung gespeicherter Dokumente bei Geräteaussonderung geregelt?

Fazit

Ein gutes Druckerkonzept macht Kosten planbar, Wartung einfacher und schließt eine oft übersehene IT-Sicherheitslücke. Mit unseren Drucker-Lösungen übernehmen wir Flottenanalyse, Auswahl, Betrieb und Absicherung Deiner Druck- und Kopiersysteme aus einer Hand. Sprich uns über unsere Kontaktseite an, wenn Du Deine aktuelle Drucker-Landschaft auf den Prüfstand stellen willst.