E-Mail Archivierung

Unsere intelligente E-Mail-Archivierung mit Suche und Zugriffsschutz.

Für wen?

Unternehmen, die aufbewahrungspflichtige geschäftliche E-Mails nachvollziehbar und automatisiert archivieren möchten.

Aufbewahrungspflichtige geschäftliche E-Mails müssen entsprechend ihrer Dokumentenart über die jeweils geltende Frist nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Die GoBD beschreiben Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Deinem Outlook-Archiv reichen dafür in der Regel nicht aus, weil E-Mails dort gelöscht oder verändert werden können. Ein zentrales Archiv erleichtert außerdem die Suche über mehrere Postfächer hinweg.

Wie realisierst Du diese Archivierungspflicht nach den Bestimmungen der GoBD?
Weißt Du, welche E-Mails in Deinem Unternehmen aufbewahrungspflichtig sind und wie lange?
Wie leicht ist es Dir möglich, sämtliche E-Mail-Kommunikation nachzuvollziehen?

Nachvollziehbar archivieren – und schneller finden

Unsere E-Mail-Archivierung kann Kopien der dafür vorgesehenen E-Mails automatisch und vor nachträglichen Änderungen geschützt ablegen. Die passende Auswahl, Aufbewahrungsfrist und Berechtigung stimmen wir mit Dir ab. Mit der Suche kannst Du archivierte Kommunikation über einen gesicherten Webzugang oder direkt aus Outlook wiederfinden.

Unser faires Preismodell

Dein IT-Dienstleister liefert Dir eine E-Mail-Archivierungs-Komplettlösung für Dein Unternehmen.

E-Mail-Archivierung lokal bei Dir – je 5 User 295,00 € jährl.

Bestehend aus einem separaten Server, E-Mail-Archivierungssoftware, Einrichtung, separater Datensicherung mit Überwachung sowie einem Service- und Garantiepaket.

E-Mail-Archivierung in der sicheren Cloud – ab 1 User 9,90 € mtl.

E-Mail-Archivierungssoftware, Einrichtung, separate Datensicherung mit Überwachung sowie ein Service- und Garantiepaket.

Die Mindestlaufzeit für alle Pakete beträgt 36 Monate. Beträge werden vorschüssig monatsweise fällig und per SEPA-Lastschrift eingezogen. Zzgl. evtl. einmaliger Anfahrtskosten. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Häufige Fragen

Reicht es nicht, E-Mails einfach im Outlook-Archiv abzulegen?

Für aufbewahrungspflichtige E-Mails reicht ein einfaches Outlook-Archiv in der Regel nicht aus, weil Nachrichten dort gelöscht oder verändert werden können. Unsere Archivierung legt Kopien der entsprechend eingerichteten E-Mails vor nachträglichen Änderungen geschützt ab.

Wie lange müssen unsere E-Mails eigentlich aufbewahrt werden?

Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig. Ob und wie lange sie aufzubewahren ist, hängt von ihrem Inhalt und der jeweils geltenden Rechtsgrundlage ab. Wir richten die Archivierungsregeln nach den mit Dir abgestimmten Anforderungen ein.

Wie schnell finden wir eine bestimmte E-Mail oder die komplette Kommunikation mit einem Kunden wieder?

Mit den intelligenten Suchfunktionen im Archiv kannst Du z. B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Deines Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen oder gezielt nach einzelnen Begriffen suchen – bequem über Outlook, Webbrowser oder einen gesicherten Zugang.

Können wir steuern, wer welche archivierten E-Mails einsehen darf?

Ja, die Lösung bietet volle Zugriffskontrolle und Rechtesteuerung, sodass genau festgelegt werden kann, wer welche Mails einsehen darf.

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